Kassenbeleg oder E-Rechnung? Was die KassenSichV-Änderung 2026 wirklich bedeutet

Seit dem 1. Februar 2026 kann eine E-Rechnung die Funktion des Kassenbelegs übernehmen — ein gesonderter Beleg nach § 146a Abs. 2 AO ist dann nicht mehr nötig. Das gilt aber nur, wenn die E-Rechnung von der Kasse selbst erzeugt wird. Erstellt ein nachgelagertes System die Rechnung, greift die Erleichterung nicht. Für die meisten Betriebe mit B2B-Barverkauf ändert sich dadurch im Alltag wenig.

Was die KassenSichV-Änderung 2026 tatsächlich regelt

Die Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung wurde am 14. Januar 2026 erlassen und im Bundesgesetzblatt verkündet (BGBl. I 2026, Nr. 10), die wesentlichen Änderungen traten zum 1. Februar 2026 in Kraft. Kern ist der neue § 6 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV: Die Belegdaten, die eine Kasse nach § 6 Satz 1 KassenSichV ohnehin erzeugen muss, dürfen in eine E-Rechnung aufgenommen werden, die dann an den Kunden verschickt wird. Damit übernimmt die E-Rechnung die Beleg-Funktion, statt dass zusätzlich ein separater Kassenbon ausgestellt werden muss.

Das klingt nach einer spürbaren Vereinfachung für jeden Betrieb, der bar an Geschäftskunden verkauft — Baumärkte, Werkstätten, Gastronomie mit Firmenkunden, Handwerksbetriebe an der Ladentheke. In der Breite der Berichterstattung wird die Regelung teils so dargestellt, als würde die E-Rechnung „ab sofort den Kassenbon ersetzen". Das ist zu weit gefasst.

Warum die Erleichterung fast nie greift, wo sie gebraucht würde

Die Ausnahme funktioniert nur, wenn die Kasse selbst die E-Rechnung ausstellt — nicht ein nachgelagertes System. Die Handreichung „Kassenführung" des ZDH stellt das ausdrücklich klar: Die Erstellung einer E-Rechnung durch ein nachgelagertes System ist von § 6 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV nicht erfasst. Die kombinierte Beleg-/Rechnungsfunktion muss also bereits im Kassensystem selbst entstehen, in Echtzeit, am Verkaufsvorgang.

In der Praxis heißt das: Ein Buchhaltungs- oder Dokumentationssystem, das Belege einsammelt, prüft und in die Buchung überführt — also nachgelagert arbeitet — kann diese Vereinfachung nicht selbst herstellen, egal wie GoBD-konform es sonst dokumentiert. Wer diese Erleichterung tatsächlich nutzen will, braucht ein Kassensystem, das E-Rechnungen direkt am Point of Sale erzeugt. Die Verordnungsbegründung legt zudem nur einen Teil der Umsetzungsdetails fest, sodass hier noch Auslegungsspielraum bleibt.

Was für B2B-Barverkauf grundsätzlich gilt — unabhängig von der KassenSichV

Für bar bezahlte Leistungen gelten keine besonderen Sonderregelungen. Die allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich läuft unabhängig von der Zahlungsart und unabhängig von der KassenSichV-Novelle: Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gilt eine Übergangsregelung bis Ende 2026, wonach mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen zulässig sind. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen (kassensichv.net), für Kleinunternehmen mit weniger Umsatz gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz.

Die KassenSichV-Änderung 2026 schafft also keine neue Pflicht. Sie schafft nur eine technische Option für Fälle, in denen ohnehin schon eine E-Rechnung ausgestellt werden muss oder soll — und selbst diese Option ist an die Kasse als Ausstellungsort gebunden.

Die 250-Euro-Grenze ist keine Neuerung der Verordnung

Ein verbreiteter Irrtum verdient Klarstellung: Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung" ausgestellt werden — ein einfacher Kassenbon reicht dafür grundsätzlich aus. Diese Kleinbetragsgrenze stammt aus § 33 UStDV in Verbindung mit § 14 Abs. 6 UStG und existiert unverändert im Umsatzsteuerrecht, unabhängig von der KassenSichV-Novelle. Oberhalb von 250 Euro brutto kann für ein Geschäftsessen oder einen Materialeinkauf im Baumarkt dennoch eine E-Rechnung nötig werden, wenn der Aussteller die Übergangsregelungen nicht nutzt (NWB Experten-Blog). In solchen Fällen bietet es sich an, vor Ort zunächst eine sonstige Rechnung — etwa als Kassenbeleg — auszustellen, die nachträglich per E-Rechnung berichtigt wird. Einzelne Wirtschaftsartikel stellen diese 250-Euro-Schwelle fälschlich als neue „Gastronomie-Sonderregel" der Februar-2026-Verordnung dar; das ist nicht belegbar.

Was das für die Belegverarbeitung im Betrieb bedeutet

Wer Barverkäufe an Geschäftskunden abwickelt, muss künftig drei Fälle technisch unterscheiden können: den Kassenbon bis 250 Euro, die vom Kassensystem selbst erzeugte kombinierte Beleg-Rechnung nach § 6 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV, und die separat auszustellende E-Rechnung oberhalb der Schwellenwerte. Ein Dokumentations- und Buchhaltungssystem, das Belege GoBD-konform vom Original bis zur Buchung führt, muss all diese Belegarten in einer Datenbasis abbilden können — inklusive der Fälle, in denen ein Kassenbon nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird und beide Dokumente demselben Geschäftsvorfall zugeordnet bleiben müssen. Genau diese Schnittstelle zwischen Kassenbeleg und E-Rechnung ist technisch anspruchsvoller, als die Verordnung auf den ersten Blick vermuten lässt, weil Ausstellungsort und Buchungssystem oft nicht dieselbe Instanz sind. Wer prüfen will, ob die eigene Belegkette diese Fälle bereits saubere trennt, sollte konkret nachfragen: Wird die E-Rechnung am Kassensystem oder erst danach erzeugt — und lässt sich das im Beleg selbst nachweisen?

Bußgelder bei Verstößen gegen KassenSichV oder § 146a AO liegen bei bis zu 25.000 Euro. Zusätzlich verkürzte das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege seit 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre — was die Anforderungen an eine lückenlose, auditierbare Belegkette nicht senkt, sondern nur den Zeitraum verkürzt, über den sie nachweisbar sein muss.