e-rechnung pflicht: Warum 54 % der KMU 2026 unvorbereitet sind

e-rechnung pflicht: Wie der aktuelle Stand in den Unternehmen aussieht

Eine Erhebung aus dem April 2026 zeigt, dass 54 Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen noch nicht auf die e-rechnung pflicht vorbereitet sind. Konkret gaben in einer Umfrage des Portals der-business-tipp.de unter 97 Unternehmen rund 28 Prozent an, bislang überhaupt keine Maßnahmen ergriffen zu haben. Auch wenn diese spezifische Stichprobe klein und nicht repräsentativ ist, wird die grundlegende Tendenz durch groß angelegte Untersuchungen gestützt. So zeigt eine internationale Studie von Sage unter mehr als 9.000 KMU sowie 2.250 Buchhaltern und Steuerberatern, dass sich ein Viertel der Betriebe nicht ausreichend gerüstet sieht. Der Handlungsdruck ist real, da die gesetzlichen Vorgaben aus dem Wachstumschancengesetz bereits in Kraft sind und die Schonfristen für den aktiven Versand bald enden.

Welche Fristen und Umsatzgrenzen jetzt den Takt vorgeben

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, während die Versandpflicht ab 2027 stufenweise greift. Diese Empfangspflicht gilt ausnahmslos und unabhängig von der Größe, der Rechtsform oder dem Umsatz des Unternehmens. Die nächste große Zäsur folgt am 1. Januar 2027. Ab diesem Stichtag müssen alle Unternehmen, deren steuerbarer Gesamtumsatz im Jahr 2026 die Grenze von 800.000 Euro überschritten hat, inländische B2B-Rechnungen zwingend als E-Rechnung versenden. Maßgeblich für diese Schwelle ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG. Es zählt also der steuerbare Gesamtumsatz des gesamten Unternehmens im Vorjahr, nicht etwa nur der Gewinn oder isoliert der Umsatz aus B2B-Geschäften. Auch Prognosen spielen keine Rolle; entscheidend ist der tatsächliche Abschluss des Jahres 2026. Eine unterjährige Überschreitung im Jahr 2027 wirkt zudem nicht rückwirkend auf diese Ausgangsgröße.

Wer unter der Grenze von 800.000 Euro bleibt, ist von der Pflicht zum Versand keineswegs befreit, sondern gewinnt lediglich ein Jahr Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen. Dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen bleiben lediglich Unternehmer, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG fallen, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise. Wichtig hierbei: Auch für diese Gruppen bleibt die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen bestehen. Für Unternehmen, die bereits EDI-Verfahren nutzen, gibt es eine Übergangsregelung: Ab 2027 dürfen diese weiterhin verwendet werden, sofern sie interoperabel mit der Norm EN 16931 sind.

Warum das einfache PDF-Dokument ausgedient hat

Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr, da strukturierte Daten nach der Norm EN 16931 zwingend erforderlich sind. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat unmissverständlich klargestellt, dass künftig nur noch solche Dokumente als E-Rechnungen anerkannt werden, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument, das lediglich das visuelle Bild einer Rechnung transportiert, leistet dies nicht. In Deutschland haben sich für die Umsetzung vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 etabliert.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden dabei kontinuierlich präzisiert. In einem zweiten BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 wurde erstmals eine klare Trennung zwischen reinen Formatfehlern und inhaltlichen Geschäftsregelfehlern eingeführt. Zudem stellte das Ministerium klar, dass auch Gutschriften im Sinne des § 17 UStG künftig unter die Vorgaben fallen, sofern sie faktisch als Rechnung ausgestellt werden. Unternehmen müssen ihre Systeme also nicht nur auf den Versand, sondern auch auf die korrekte inhaltliche Validierung dieser strukturierten Datensätze einstellen.

Wie sich die Aufbewahrungsfristen und GoBD-Vorgaben geändert haben

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat sich die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege rückwirkend von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Neuregelung nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB gilt für alle Unterlagen, deren ursprüngliche Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Obwohl auf vielen älteren Ratgeberseiten noch die veraltete Frist von zehn Jahren kursiert, müssen E-Rechnungen nach aktueller Rechtslage nur noch acht Jahre archiviert werden. Die grundlegenden Anforderungen der GoBD an die Archivierung bleiben jedoch unverändert streng. Eine Lösung muss sechs Kriterien zwingend erfüllen: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriffsschutz, Sicherheit und Verfügbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist.

Bei der Speicherung von E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG, wie beispielsweise dem hybriden ZUGFeRD-Format, genügt in der Regel die Aufbewahrung des strukturierten XML-Teils. Eine wesentliche Erleichterung brachte zudem die zweite GoBD-Aktualisierung vom 14. Juli 2025: Unternehmen, die ein Fakturierungssystem nutzen, müssen künftig keine zusätzliche Kopie in Form eines PDFs oder auf Papier mehr archivieren. Die doppelte Archivierung beim Rechnungsausgang entfällt, was die digitalen Prozesse deutlich verschlankt.

Wie ein Doku- und Buchhaltungssystem die Umsetzung automatisiert

Ein modernes Doku- und Buchhaltungssystem wandelt eingehende Belege ohne Medienbruch in fertige Buchungsvorschläge um und sichert die GoBD-Konformität bis zur Zahlung. Um die Lücke zwischen der bereits geltenden Empfangspflicht und der kommenden Versandpflicht zu schließen, reicht ein reines Dokumentenarchiv nicht aus. Die Technologie muss die strukturierten Daten der E-Rechnungen direkt verwerten und gleichzeitig unstrukturierte Altformate verarbeiten können. Das System liest Belege per OCR und KI-Vision aus, was selbst bei handschriftlichen Notizen funktioniert, und erstellt daraus einen fertigen Buchungsvorschlag inklusive Konten, Splits und Steuerschlüsseln.

Der entscheidende Unterschied zu älteren Systemen liegt in der Lernfähigkeit statt starrer Regeln. Jede von einem Menschen bestätigte oder korrigierte Buchung trainiert das System, wodurch die Qualität der Vorschläge je Kreditor messbar ansteigt. Ein Orchestrator greift dabei auf vier Quellen zurück: fest definierte Regeln, die Buchungshistorie, Machine Learning und Large Language Models. Dieser Orchestrator entscheidet in einem dreistufigen Sicherheitsnetz, ob ein Beleg automatisch verarbeitet, zur menschlichen Prüfung vorgelegt oder komplett manuell gebucht werden muss. Nichts wird blind durchgewunken, die Kontrolle bleibt im Unternehmen.

Gleichzeitig wandelt sich das Archiv von einer reinen Ablage zu einer auskunftsfähigen Datenbasis. Nutzer müssen nicht mehr nach Dateinamen oder Ordnerstrukturen suchen, sondern können Fragen in natürlicher Sprache an das Archiv stellen. Eine Anfrage wie „Wie hoch waren die Nachforderungen der Rentenversicherung aus 2024 — und wo sind die Bescheide?“ wird in Sekunden beantwortet, inklusive eines direkten Quellenlinks zu jedem relevanten Bescheid. So wird die gesetzliche Pflicht zur Prozessoptimierung genutzt, die weit über das bloße Speichern von XML-Dateien hinausgeht.